Τα απαιτούμενα βήματα και τις διαδικασίες συγχώνευσης δημοτολογίων δίνει με εγκύκλιό του το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
Όπως επισημαίνει η σχετική διαδικασία προβλέπει το κλείσιμο των ληξιαρχικών βιβλίων που αφορούν γεννήσεις, γάμους, σύμφωνα συμβίωσης και θανάτων. Το κλείσιμο συνοδεύει μια έκθεση η οποία συντάσσεται.
Τα βιβλία αφού κλείσουν μεταφέρονται από τις δημοτικές ενότητες που ήταν στην έδρα του δήμου. Μέσω αυτών των βιβλίων θα χορηγούνται πλέον όλα τα αντίγραφα.
Η σχετική εγκύκλιος εκδόθηκε με αφορμή τη κατάργηση των δημοτολογίων σε Δημοτικές Ενότητες των δήμων Δάφνης και Θεσσαλονίκης.