ΠΕΡΙΛΗΨΗ
ΤΗΣ ΥΠ. ΑΡΙΘΜ.842/17-5-22 «ΕΡΕΥΝΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ & ΔΙΑΣΩΣΗ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΤΗΣ Δ/ΝΣΗΣ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΠΕ ΚΤ ΑΘΗΝΩΝ»
ΤΗΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΜΟΣΧΟΥΛΑΣ ΠΙΠΟΥ
ΚΛΑΔΟΣ: ΠΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ – ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ
ΤΑΚΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ
ΦΟΡΕΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ: ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΑΤΤΙΚΗΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ & ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ Π.Ε. Κ.Τ. ΑΘΗΝΩΝ
ΘΕΜΑ: «Έρευνα για την καταστροφή του Αρχείου της Δ/νσης Υγειονομικού Ελέγχου
& Περιβαλλοντικής Υγιεινής Π.Ε. ΚΤ Αθηνών και την διάσωση αυτού.»
Σχετ.: α. Το υπ’ αριθμ. 87 Προεδρικό Διάταγμα, ΦΕΚ27/3-2-1981, «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημόσιων Υπηρεσιών & Ν.Π.Δ.Δ.»
β. Το υπ’αριθμ. 162 Προεδρικό Διάταγμα, ΦΕΚ 42/6-3-1979, «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών»
γ. Η υπ’ αριθμ. Εγκύκλιος με Α.Π. :ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15-9-2011 & ΑΔΑ 4A8KX–BYP, «Λήψη μέτρων για τη διαφύλαξη των αρχείων του Δημοσίου των ΟΤΑ και των φορέων του ευρύτερου δημόσιου τομέα»
δ. Ο υπ’ αριθμ. 1946 Νόμος, ΦΕΚ 69/14-05-1991, «Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και άλλες διατάξεις
ε. Το υπ’ αριθμ. 480 Προεδρικό Διάταγμα, ΦΕΚ 173/14-10-1985, «Εκκαθάριση των αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των ιδρυμάτων, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και συνδέσμων αυτών»
στ. Το υπ’αριθμ. 768 Προεδρικό Διάταγμα, ΦΕΚ 186/18-08-1980, «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου»
η. Ο υπ’ αριθμ. 2026 Νόμος, ΦΕΚ 43/23-03-1992, «Ρύθμιση θεμάτων Οργάνωσης και προσωπικού της δημόσιας διοίκησης και άλλες διατάξεις»
θ. Ο υπ’ αριθ. 4610 Νόμος, ΦΕΚ 70/7.05.2019, « Συνέργειες Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι., πρόσβαση στην τριτοβάθμια εκπαίδευση, πειραματικά σχολεία, Γενικά Αρχεία του Κράτους και λοιπές διατάξεις.»
ι. Ο υπ’ αριθμ. 4727 Νόμος, ΦΕΚ 184/23-9-2020, «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024- Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις
κ. Το υπ’ αρ 6095 ΦΕΚ τ. Β΄ με την υπ’ αριθμ. Απόφαση 45180 ΕΞ2021, άρθρο 8 «Έκδοση Ηλεκτρονικών Δημόσιων Εγγράφων» κλπ αποφάσεις
λ. Ο υπ’ αριθμ. 2472 Νόμος, ΦΕΚ 50/10-4-1997, « Προστασία του Ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»
μ. Το υπ’ αριθμ. 37691/127/24-6-2008, έγγραφο της Δ/νσης Εσωτερικού Ελέγχου της Νομαρχίας Αθηνών με θέμα «Καταστροφή εγγράφων με στοιχεία προσωπικών δεδομένων»
ν. Η υπ’αριθμ.:Α.Π.:ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015,Εγκύκλιος της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και παροχής Υπηρεσιών Δημοσίου του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Α., «Εκκαθάριση των αρχείων του δημοσίου τομέα – Περιέλευση του αρχειακού υλικού των πρωτοβάθμιων επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων δημοσίων υπαλλήλων από τη δικτατορία στα Γενικά Αρχεία του Κράτους»
ξ. Ο υπ’ αριθ. 4624 Νόμος, ΦΕΚ 137/29-8-2019, « Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ)2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις».
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Οι μεταβολές που εισήγαγε στην κεντρική διοίκηση ο ν. 3852/2010 (Α΄87), οι συγχωνεύσεις υπουργείων και φορέων και κυρίως οι πολλές διοικητικές μεταρρυθμίσεις στην τοπική αυτοδιοίκηση όπως η σύσταση των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων και η ανάδειξη των Περιφερειών ως ΟΤΑ Β΄ βαθμού, η συνένωση των Δήμων, η κατάργηση των Κοινοτήτων, οι νομοθεσίες που συνεχώς εναλλάσσονται κρίνουν επιβεβλημένη την μέριμνα της Διοίκησης για την προστασία των ενεργών αρχείων, για την ορθή εκκαθάριση των παλαιών, και την περιοδική εκκαθάριση των νέων αρχείων όλων των δημόσιων υπηρεσιών, των ΟΤΑ Α΄ και Β΄ βαθμού.
Τα ενεργά αρχεία μίας υπηρεσίας συνιστούν τον εθνικό της πλούτο, αφού σε αυτά αποτυπώνεται η διοικητική συνέχεια του κρατικού μηχανισμού. Είναι η βάση για την εύρυθμη λειτουργία της και την απρόσκοπτη εξυπηρέτηση των πολιτών. Οι Δήμοι και οι Περιφέρειες είναι υποχρεωμένοι να τηρούν τα βιβλία και τα αρχεία που είναι αναγκαία για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους, σύμφωνα με τα άρθρα 71 & 170 του παρόντος νόμου. Για όλους τους παραπάνω λόγους η εκκαθάριση των δημοσίων παλαιών αρχείων πρέπει να γίνεται με την τήρηση των νόμιμων διαδικασιών.
Οι διατάξεις των άρθρων 3 και 9 του Π.Δ.480/1985 (ΦΕΚ 173 Α’), του άρθρου 9 του Π.Δ. 162/1972 (ΦΕΚ 42 Α΄) και του άρθρου 9 του Π.Δ.768/1980 (ΦΕΚ 24 Α΄), τονίζουν μεταξύ των άλλων την διατήρηση των ενεργών αρχείων με επιμελή τρόπο και οργάνωση ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου, για όλες τις δημόσιες υπηρεσίες.
Σκοπός της παρούσας μελέτης και έρευνας μου είναι να αφήσω το δικό μου αποτύπωμα ως δημόσιος υπάλληλος στην δημόσια διοίκηση, βοηθώντας τον επόμενο δημόσιο υπάλληλο που θα έλθει μετά από εμένα, ξεδιαλύνοντας την άβατη διαδικασία των πολλών νομοθεσιών για την εκκαθάριση των αρχείων στους ΟΤΑ Α & Β βαθμού. Ήδη μία υπηρεσία του φορέα μου προέβη σε επιτυχημένη εκκαθάριση των αρχείων της διαβάζοντας την υπ’αριθμ. Υ.Σ.842/17-5-22 έρευνά μου.
Κατόπιν λοιπόν μελέτης όλων των ανωτέρω σχετικών Προεδρικών Διαταγμάτων, ΦΕΚ και Εγκύκλιων τα στάδια που ακολουθούνται για την διαδικασία της εκκαθάρισης του παλαιού φυσικού αρχείου, του νέου και του ψηφιακού για τους ΟΤΑ Α΄ & Β΄ βαθμού έχει ως παρακάτω:
Α. «Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΗΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΑΛΑΙΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ»
1.Έκδοση Απόφασης για σύσταση τριμελής επιτροπή με σκοπό την καταστροφή του αρχείου. Στους Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμίδας και τα Ν.Π.Δ.Δ. ισχύουν τα προβλεπόμενα από τα Π.Δ. 480/1985/άρθρο 5 και Π.Δ. 768/1980/άρθρο 5 για τη συγκρότηση τριμελών επιτροπών εκκαθάρισης, σύμφωνα με την υπ΄αριθ. Α.Π.:ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015 της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και παροχής Υπηρεσιών Δημοσίου του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. Σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 6, του Π.Δ. 480/14.10.1985, ορίζεται πως κάθε επιτροπή βρίσκεται σε απαρτία όταν είναι παρόντα όλα τα μέλη της. Στην συνέχεια με την παρ. 3, του ιδίου άρθρου του Π.Δ. 480/14.10.1985, κάθε επιτροπή τηρεί πρακτικά για τις ενέργειές της, που υπογράφονται από όλα τα μέλη της και αποφαίνεται για την καταστροφή των εγγράφων στοιχείων του αρχείου. Οι αποφάσεις της επιτροπής λαμβάνονται κατά πλειοψηφία και στο πρακτικό μνημονεύεται και η γνώμη της μειοψηφίας. Τα πρακτικά της επιτροπής περιλαμβάνουν σε παραρτήματα τους ανωτέρω πίνακες όπως αυτοί καταγράφονται στην παρ.2 του άρθρου 6 του Π.Δ. 480/14.10.1985. (Κοίτα παρακάτω στάδιο 3.).
2. Διαχωρίζονται τα ενεργά έγγραφα από τα ανενεργά. Οι τριμελείς επιτροπές διαχωρίζουν τα ανενεργά έγγραφα της Υπηρεσίας από τα ενεργά. Τις εργασίες προωθεί και συντονίζει η διοίκηση του Φορέα και ο εντεταλμένος σύνδεσμος με τα ΓΑΚ.
Για τους χρόνους διατήρησης του οι υπάλληλοι συμβουλεύονται τα βασικά και ειδικά Προεδρικά Διατάγματα που αναφέρονται στην περιοδική εκκαθάριση των αρχείων του στενού ή ευρύτερου δημόσιου τομέα. Στα διατάγματα δίνονται πληροφορίες για τις κατηγορίες του υλικού που παράγονται στο Φορέα και τους χρόνους διατήρησής τους. Αν το ειδικό Π.Δ. περί εκκαθάρισης δεν αναφέρει την κατηγορία του υλικού, τότε πρέπει να ανατρέξουν στα γενικά Π.Δ.
Αναφορά του χρόνου διατήρησης των αρχείων γίνεται στα άρθρα 3 & 4 του Π. Δ. 480/14.10.1985 & στο άρθρο 3 του Π.Δ.768/18.08.1980.
3. Καταγράφονται τα ανενεργά σε πίνακες των πρακτικών ανά τίτλο/περιεχόμενο/κατηγορία /ημερομηνία.
Οι υπάλληλοι αφού εντοπίσουν το ανενεργό αρχείο ασχολούνται με την καταγραφή του σε πίνακες δηλαδή ανά τον τίτλο της υπηρεσίας που το εξέδωσε/ το περιεχόμενό του περιληπτικά/την κατηγορία του κάθε φακέλου/ και τις ακραίες χρονολογίες των εγγράφων που περιέχονται στον φάκελο. Επιπλέον σύμφωνα με τα ΓΑΚ γίνεται καταμέτρηση του όγκου του υπό εκκαθάριση αρχείου.
4. Ακολουθεί η υποβολή των πρακτικών των Επιτροπών στους ΟΤΑ, σύμφωνα με το άρθρο 7, παρ. 1 του ν.480/14.10.1985, για να αποφασίσουν τα τελευταία με μέριμνα των συμβουλίων τους για την καταστροφή ή την διατήρηση των εγγράφων και λοιπόν στοιχείων που αναφέρονται στα πρακτικά. Δηλαδή η έκδοση απόφασης γίνεται είτε με εντολή του Περιφερειάρχη είτε με εντολή του Περιφερειακού Συμβουλίου για την τήρηση ή καταστροφή του ανενεργού αρχείου της εκάστοτε Περιφέρειας & ακολούθως με εντολή του Δημάρχου ή του Δημοτικού Συμβουλίου για την τήρηση ή καταστροφή του ανενεργού αρχείου του εκάστοτε Δήμου.
Για την καταγραφή του υλικού σε πίνακες, την έκδοση απόφασης για την τήρηση ή καταστροφή τους και την πρόσκληση των ΓΑΚ τηρείται η διαδικασία των Π.Δ. 162/1979, Π.Δ. 87/1981, Π.Δ. 480/1985 και Π.Δ. 768/1980, σύμφωνα με την υπ’ αρ. εγκύκλιο Α.Π.:ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015 της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και παροχής Υπηρεσιών Δημοσίου του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.
5. Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει».
6. Γίνεται επί τόπου έρευνα -αυτοψία από τα ΓΑΚ.
Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985). Στο σημείο αυτό τονίζουμε ότι, κατά τη διενέργεια της εκκαθάρισης, το υλικό που καταγράφεται ως ανενεργό υλικό, δεν σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και σε κάθε περίπτωση τα ΓΑΚ με την αυτοψία τους δηλαδή την επί τόπου έρευνα είναι τα αρμόδια να αποφαίνονται για την ιστορική ή μη σημασία του υλικού αυτού.
Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση στα ΓΑΚ για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφάλειας, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Εδώ επισημαίνεται ότι ως δημόσιο αρχείο χαρακτηρίζεται το αρχειακό υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους λοιπούς φορείς του δημόσιου ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του (άρθρα 1 και 2 του Ν.1946/1991).
Κατά συνέπεια των παραπάνω, το θεσμικό πλαίσιο που ρυθμίζει την εκκαθάριση των δημοσίων αρχείων και καθιστά υποχρεωτική την πρόσκληση των ΓΑΚ ισχύει όχι μόνον για τα έγγραφα σε χαρτώο υπόστρωμα, αλλά και για το οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.) καθώς και για το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι (cd) κ.ά. Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση. Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 3 του Ν. 3979/2011 «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄138), «Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό-πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες».
Η διαδικασία εκκαθάρισης των ηλεκτρονικών εγγράφων ρυθμίζεται από το άρθρο 11 του Π.Δ. 25/2014 «Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων».
7. Αναγγελία εκποίησης-καταστροφής της ποσότητας του αρχειακού υλικού στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Α.Ε.).
Αφού ολοκληρωθεί η αυτοψία από την πλευρά των ΓΑΚ και στην περίπτωση που οι αρχειονόμοι των ΓΑΚ αποφασίζουν να εκκαθαριστεί όλο ή μέρος του υλικού, η Υπηρεσία λαμβάνει από τα ΓΑΚ την Άδεια Καταστροφής του αρχείου με τις όποιες εξαιρέσεις. Στην συνέχεια αναγγέλλει εγγράφως στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (Α.Α.Δ.Ε.), που υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της Γεν. Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομικών, την ποσότητα του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση–ανακύκλωση, καλώντας την να εκποιήσει υπέρ των ΟΤΑ και να μεταφέρει το προς εκκαθάριση αρχείο προς ανακύκλωση.
Ειδικότερα το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις και με την ευθύνη των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων, των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων και με την εποπτεία των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων Διοικητικής Υποστήριξης.
8. Τελειώνοντας να αναφέρουμε πως με την παρ. 4 του άρθρου (7), του Π.Δ..480/14.10.1985, ορίζεται πως τα πρακτικά των επιτροπών, οι εγκριτικές περί καταστροφής αποφάσεις και το έγγραφο της παρ. 2 του παρόντος άρθρου προς τα γενικά Αρχεία του Κράτους, φυλάσσονται σε ιδιαίτερο φάκελο του αρχείου ως αναπόσπαστο στοιχείο αυτού, διατηρούμενα εις το διηνεκές.
ΟΡΙΣΜΟΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ-ΣΥΝΔΕΣΜΩΝ
Περαιτέρω, υπενθυμίζεται ότι στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων των ΓΑΚ, (παρ. α, β, δ του άρθρου 12 του Ν. 1946/1991), προβλέπεται ο ορισμός υπαλλήλων-συνδέσμων, που αποτελείται από υπαλλήλους της διοίκησης, οι οποίοι συνιστούν ένα δίκτυο που έχει ως έργο την υποστήριξη της άμεσης και αμφίδρομης επικοινωνίας μεταξύ των ΓΑΚ και των δημοσίων φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη σύγχρονη και λειτουργική τήρηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών μέσω ενός συστήματος εποπτείας και ελέγχου της δημόσιας αρχειακής παραγωγής. Για το λόγο αυτό παρακαλούνται οι υπηρεσίες του Δημοσίου να ορίσουν άμεσα έναν υπάλληλό τους σύνδεσμο με τα ΓΑΚ κοινοποιώντας τα στοιχεία αυτού, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στα ΓΑΚ στο e-mail: synchrona@gak.gr (τηλέφωνα επικοινωνίας: 210-6782239, 210-6782218 και 2106782221). Α.Π.:ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705
9. Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παράδοσης και Παραλαβής (Π.Π.Π.) από τα ΓΑΚ
Όταν αποφασιστεί η εισαγωγή όλου ή μέρους του αρχειακού υλικού στα ΓΑΚ και γίνει εγκιβωτισμός του υλικού το οποίο θα μεταφερθεί στα αρχειοστάσια των ΓΑΚ για να διατηρηθεί στο διηνεκές, συντάσσεται από τα ΓΑΚ και υπογράφεται και από τα δύο μέρη, το Πρωτόκολλο Παράδοσης και Παραλαβής (Π.Π.Π.) Το αρχείο αυτό κατόπιν υπόκειται σε αρχειονομική επεξεργασία στα ΓΑΚ, όπου παραμένει διαθέσιμο για τον Φορέα Παράδοσης και καθίσταται ανοιχτό/προσβάσιμο στην έρευνα προς κάθε ενδιαφερόμενο, λαμβάνοντας βέβαια υπόψη τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτό και τα προσωπικά και ευαίσθητα δεδομένα όσων αναφέρονται στο αρχειακό υλικό.
Β. «ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ»
Η ΠΕΡΙΟΔΙΚΗ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΤΩΝ ΚΑΤΑ ΕΤΟΣ ΝΕΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ
Με το άρθρο 9 παρ. 1 του ν.480/14.10.1985, ορίζεται η περιοδική εκκαθάριση κατά έτος των νέων αρχείων ως παρακάτω:
Κάθε Ο.Τ.Α. και κάθε ίδρυμα Ν.Π.Δ.Δ. επιμελείται στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους της εκκαθάρισης του αρχείου από τα έγγραφα των οποίων ο χρόνος διατήρησης έχει παρέλθει. Οι διατάξεις για την εκκαθάριση του παλαιών αρχείων εφαρμόζονται και στην προκειμένη περίπτωση σύμφωνα με την παρ.2 του άρθρου του ν.480/14.10.1985.
Γ.«ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ- ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΕΝΤΥΠΩΝ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ»
Σε περίπτωση καταστροφής έντυπων εγγράφων μετά από την έκδοση των αντίστοιχων ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων, σύμφωνα με τον υπ’ αριθμ. ν. 4727, ΦΕΚ 184/23-9-2020, άρθρο 13, παρ. 5, στο πρωτόκολλο καταστροφής μνημονεύονται τα ειδικότερα στοιχεία που αναφέρονται στην παραγωγή και αρχειοθέτηση του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου.
Σύμφωνα με το υπ’ αρ 6095 ΦΕΚ τ. Β΄ με την υπ’ αριθμ. Απόφαση 45180 ΕΞ2021, άρθρο 8, αναφορικά με την εκκαθάριση και καταστροφή Εντύπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία:
1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί αρχείο το οποίο πρόκειται να εκκαθαριστεί ή και να καταστραφεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για την καταγραφή του αρχειακού υλικού, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
2. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου αναζητούν τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα στο ηλεκτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθεντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν ή την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα και σε κάθε περίπτωση την εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
3.Ακολούθως, συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος που αφορά το έγγραφο.
4. Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων, το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μονάδας που τηρεί το αρχείο.
5. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη. Στην περίπτωση που κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και Διπλωματικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιωτικής Ιστορίας, Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεμικής 77666 ΕΦΗΜΕΡΙ∆Α TΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ Τεύχος B’ 6095/22.12.2021 Αεροπορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στην καταστροφή με βάση τις κείμενες διατάξεις.
6. Αναφορικά με την καταστροφή των προσωπικών δεδομένων, αυτά καταστρέφονται με ευθύνη του υπεύθυνου επεξεργασίας αμέσως μετά το πέρας της περιόδου της επεξεργασίας. Σύμφωνα με τον άρθρο 5, Νόμος 4624/ΦΕΚ 137/29.08.2019, οι δημόσιοι φορείς επιτρέπεται να επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση του καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας, που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας.
Το άρθρο 6 του ιδίου νόμου ορίζει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, (ΥΠΔ) σε δημόσιους φορείς, ο οποίος επιλέγεται βάσει των εξειδικευμένων γνώσεών του στο δίκαιο προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και των πρακτικών αυτών καθώς και βάσει των ικανοτήτων του να εκπληρώσει τα καθήκοντα, όπως αυτά ορίζονται στο άρθρο 8 του Ν. 4624/137/29.08.2019. Σύμφωνα με τις παραγράφους 1α,1β,1γ,1δ του προαναφερθέντος άρθρου, ο ΥΠΔ ενημερώνει και συμβουλεύει τον δημόσιο φορέα και τους εργαζόμενους που διενεργούν την επεξεργασία σχετικά με τις υποχρεώσεις τους, παρακολουθεί την τήρηση των διατάξεων του παρόντος νόμου και άλλης νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και των πολιτικών του δημόσιου φορέα σε σχέση με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων της λογοδοσίας, καθώς και των σχετικών ελέγχων, παρέχει συμβουλές και συνεργάζεται με την αρχή. Ενεργεί ως σημείο επαφής με την Αρχή, παράγραφο 1ε, του ιδίου άρθρου, σε θέματα που αφορούν την επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της προηγούμενης διαβούλευσης που αναφέρεται στο άρθρο 67, και τη συμβουλεύεται, κατά περίπτωση σχετικά με οποιοδήποτε θέμα. Με την παράγραφο 2 του άρθρου 8 διευκρινίζεται πως ο ΥΠΔ μπορεί να οριστεί από δικαστικές και εισαγγελικές αρχές και τα καθήκοντά του δεν αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας που διενεργούνται από τις δικαστικές και εισαγγελικές αρχές στο πλαίσιο της δικαστικής λειτουργίας και των δικαστικών καθηκόντων.
Σύμφωνα με το άρθρο 19, παράγραφο 1α, του Ν.2472/1997 η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων εκδίδει Οδηγίες προς το σκοπό της ενιαίας εφαρμογής που αφορούν την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Διακρίνονται οι παρακάτω περιπτώσεις καταστροφής προσωπικών δεδομένων:
α. Καθημερινή καταστροφή των δεδομένων. Η περίπτωση αυτή αφορά δεδομένα που παράγονται ή χρησιμοποιούνται καθημερινά στο πλαίσιο των εργασιών του υπεύθυνου επεξεργασίας και τα οποία μετά την διεκπεραίωση της συγκεκριμένης εργασίας είναι πλέον άχρηστα. (π.χ. αντίγραφα, πρόχειρες εκθέσεις, σημειώσεις των υπαλλήλων, πληροφοριακό υλικό κ.α.σε έντυπη ή και σε ηλεκτρονική μορφή.
β. Προγραμματισμένη καταστροφή μέρους ή συνόλου των δεδομένων. Η περίπτωση αυτή αφορά τη μαζική καταστροφή δεδομένων που πραγματοποιείται είτε επειδή παρήλθε η περίοδος που απαιτείται για την πραγματοποίηση του σκοπού της επεξεργασίας (σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύοντα χρόνο τήρησης των δεδομένων) για τα συγκεκριμένα δεδομένα, είτε για άλλους λόγους όπως παύση ή τροποποίηση εργασιών του υπεύθυνου επεξεργασίας.
γ. Τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να καταστρέφονται από υπεύθυνο επεξεργασίας με ασφαλή τρόπο, ώστε να αποκλειστεί η περαιτέρω μη νόμιμη και αθέμιτη επεξεργασία τους, όπως είναι η κάθε μορφή διάθεσης σε τρίτους.
δ. Ως ασφαλής τρόπος καταστροφής των δεδομένων, θεωρείται κάθε σύνολο διαδικασιών και μέτρων που μετά την ολοκλήρωση της εφαρμογής τους δεν είναι δυνατό να αναγνωρισθούν τα υποκείμενα των δεδομένων. Δηλαδή δεν είναι δυνατή η ανάκτηση των δεδομένων μετά την καταστροφή με τεχνικά ή άλλα μέσα.
Με τον Νόμο 4624/ΦΕΚ 137/29.08.2019, όπως προαναφέραμε παραπάνω, Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ψηφίστηκαν τα μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ)2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της οδηγίας (ΕΕ)2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016.
Σύμφωνα με το άρθρο 47 Ν. 4624/2019 η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για σκοπό διαφορετικό από εκείνον για τον οποίο έχουν συλλεγεί, επιτρέπεται εάν ο άλλος σκοπός είναι ένας από τους σκοπούς που αναφέρονται στο άρθρο 43 (βλ παρακάτω). Το άρθρο 48 του Ν. 4624/2019 διευκρινίζει περαιτέρω πως τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο των σκοπών του άρθρου 43-από δημόσιες αρχές για την διερεύνηση, ανίχνευση ή δίωξη ποινικών αδικημάτων ή την εκτέλεση ποινικών κυρώσεων, περιλαμβανομένων της προστασίας από απειλές κατά της δημόσιας ασφάλειας και της αποτροπής τους- για σκοπούς αρχειοθέτησης, προς το δημόσιο συμφέρον ή σκοπούς επιστημονικούς ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικούς σκοπούς, εάν αυτό είναι προς το δημόσιο συμφέρον και εφαρμόζονται οι κατάλληλες διασφαλίσεις για τα προστατευόμενα έννομα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων. Οι εν λόγω διασφαλίσεις μπορούν να συνίστανται στην ανωνυμοποίηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα το ταχύτερο δυνατόν, τη λήψη μέτρων για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης τρίτων ή την επεξεργασία τους με χωροταξικό και οργανωτικό διαχωρισμό από άλλα εξειδικευμένα καθήκοντα.
Για αναλυτικότερες πληροφορίες αναφορικά με την προστασία των δεδομένων ανατρέξτε στην προαναφερόμενη, ισχύουσα νομοθεσία.
Tέλος, η εκάστοτε εκκαθάριση αρχείου, θα πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τον 2690/1999, Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, γενικά και ειδικότερα λαμβάνοντας υπόψη το άρθρο 5, που μιλά για το δικαίωμα των πολιτών να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα.
ΜΟΣΧΟΥΛΑ ΠΙΠΟΥ
ΠΕ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ-ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ
.