Οδηγίες για την σωστή συμπλήρωση της νέας φόρμας καταχώρισης ληξιαρχικών πράξεων δίνει με εγκύκλιο του το υπουργείο Εσωτερικών. Με έγγραφο του, το οποίο απευθύνεται προς τους γενικούς γραμματείς των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, ζητεί να υλοποιηθούν όλες οι σχετικές  ενέργειές,  προκειμένου  να καταρτιστούν  από τους Δήμους  της  χωρικής  τους αρμοδιότητας, τα Μητρώων Αρρένων των παιδιών που γεννήθηκαν το έτος 2012.

Το υπουργείο Εσωτερικών τονίζει  ότι μετά τη γενόμενη υποδιαίρεση της Ληξιαρχικής Περιφέρειας, κάθε  Δήμου η οποία προήλθε από συνένωση Ο.Τ.Α., στην αρμόδια επιτροπή μετέχουν όλοι οι Ληξίαρχοι των Ληξιαρχείων που λειτουργούν στο Δήμο.

Επιπλέον στην εγκύκλιο υπογραμμίζεται ότι «κατά την κατάρτιση των Μητρώων Αρρένων το επώνυμο των γεννηθέντων αρρένων  αναγράφεται απαραιτήτως με μικρά και όχι με κεφαλαία γράμματα». Μάλιστα τονίζεται ότι σε περίπτωση  που η αναγραφή του επωνύμου από τις επιτροπές γίνει με κεφαλαία  γράμματα,  τα  σχετικά  έντυπα  θα επιστρέφονται σε αυτές,  προκειμένου  να γίνουν οι αναγκαίες διορθώσεις.

Στο πλαίσιο των οδηγιών που δίδονται από το υπουργείο αναφέρεται ότι οι ληξίαρχοι θα πρέπει να καταρτίζουν ονομαστικό κατάλογο, δηλαδή ετήσιο μητρώο αρρένων, ακόμα και στη περίπτωση κατά την οποία δε γεννήθηκε  κανένα άρρεν, κατά το προηγούμενο έτος. Αυτό θα πρέπει να γίνει προκειμένου να εξασφαλιστεί η τυχόν εγγραφή αδήλωτων ή μετεγγραφόμενων.

Το απόσπασμα της ληξιαρχικής πράξης γέννησης συντάσσεται σύμφωνα με το  υπόδειγμα  που  συναποστέλλεται,  με  υποχρεωτική  την  ένδειξη  του  αύξοντα αριθμού δημοτολογίου κανονικής εγγραφής του Έλληνα γονέα.

Στην εγκύκλιο που έχει αποσταλεί παρουσιάζεται και υπόδειγμα της φόρμας που θα πρέπει να συμπληρώνουν οι ληξίαρχοι.