Προηγήθηκαν επικοινωνίες με άλλους δήμους της χώρας ώστε να υπάρξει συντονισμός στην αποστολή του υλικού που θα συγκεντρωθεί.
Έτσι αφού λύθηκαν διαδικαστικά ζητήματα για την αποστολή ο Δήμος και ο ΟΚΠΑΠΑ απευθύνονται στους κατοίκους της περιοχής προκειμένου να συγκεντρωθούν τρόφιμα και είδη πρώτης ανάγκης.
Η συγκέντρωση του υλικού γίνεται στο Κοινωνικό Παντοπωλείο (κτίριο ΚΕΠΑΒΙ) και στο ΚΕΠ Υγείας (Αβέρωφ 6- ισόγειο) από τις οκτώ το πρωί μέχρι τις δύο το μεσημέρι, καθημερινά εκτός Σαββατοκύριακου.
Μεταξύ άλλων τα υλικά που χρειάζονται είναι: παυσίπονα, αντιφλεγμονώδη, αντιβιοτικά, επίδεσμοι, γάζες, κονσέρβες, δημητριακά, ζάχαρη, ζυμαρικά, καφές, κουβέρτες,sleeping bags, κεριά και είδη καθαριότητας.