Για τη σύνθεση και λειτουργία των Ολομελειών Διευθύνσεων και Τμημάτων κατά τη διαδικασία καθορισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης της στοχοθεσίας στη δημόσια διοίκηση, ενημερώνει υπουργεία, ΝΠΔΔ, Αποκεντρωμένες Διοικήσεις και Ανεξάρτητες Αρχές, εγκύκλιος της υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης, Όλγα Γεροβασίλη.
Σύμφωνα με τη νομοθεσία (Ν. 4369/16), οι Ολομέλειες Διεύθυνσης και Τμήματος αποτελούν συμβουλευτικά όργανα της Διοίκησης, στα οποία δικαίωμα συμμετοχής έχουν όλοι οι υπάλληλοι της αντίστοιχης οργανικής μονάδας.
Η Ολομέλεια της Διεύθυνσης συνεδριάζει τρεις φορές το χρόνο, δηλαδή κάθε τέσσερις μήνες, για να αξιολογήσει την πορεία υλοποίησης των στόχων της Διεύθυνσης, όπως αυτοί αποτυπώνονται στη συνολική λειτουργία της αντίστοιχης οργανικής μονάδας, ενώ η Ολομέλεια του Τμήματος συνεδριάζει μία φορά κάθε δύο μήνες, για να συζητήσει θέματα του Τμήματος, καθώς και την πορεία υλοποίησης των στόχων του.
Ανάλογα με το αποτέλεσμα της συνεδρίασης, οι Ολομέλειες μπορεί να συντάσσουν εισηγήσεις προς τη διοικητική ιεραρχία και την πολιτική ηγεσία, βάσει προτάσεων των μελών τους.
Στο τέλος κάθε έτους οι Ολομέλειες Διεύθυνσης και Τμήματος εκδίδουν Εκθέσεις Αξιολόγησης του έργου που παρήγαγαν.
Η έκθεση κάθε οργανικής μονάδας συντάσσεται από τον οικείο Προϊστάμενο αυτής και εγκρίνεται, κατόπιν συζήτησης, από τουλάχιστον τα 2/3 των υπαλλήλων της αντίστοιχης μονάδας. Πρέπει να είναι επαρκώς αιτιολογημένες, βάσει των στόχων της κάθε μονάδας και λαμβάνουν βαθμολογία από 0-100, η οποία προκύπτει από μετρήσεις αποτελεσμάτων στοχοθεσίας, με τη χρήση προκαθορισμένων δεικτών μέτρησης αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας.
«Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται για πρώτη φορά η διάδραση της δημόσιας διοίκησης με τους εργαζομένους, στο επίπεδο της αποτίμησης των διαθέσιμων πόρων και των πραγματικών αναγκών κάθε υπηρεσίας. Δίνεται έτσι η δυνατότητα της ολοκληρωμένης προσέγγισης του συνολικού έργου της, αλλά και του περιβάλλοντος εντός του οποίου καλείται να δραστηριοποιηθεί. Η συγκεκριμένη προσέγγιση αποτελεί εκτός από εργαλείο διοίκησης, πράξη εκδημοκρατισμού της ίδιας της λειτουργίας των δημόσιων οργανώσεων», επισημαίνεται στην εγκύκλιο.