Το θεσμικό πλαίσιο και τις κατευθυντήριες οδηγίες για την κήρυξη περιοχών σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης προσδιορίζει εγκύκλιος η οποία εκδόθηκε από τη Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας.
Μεταξύ άλλων στην εγκύκλιο επισημαίνεται ότι «αρμόδιο όργανο για την έκδοση της απόφασης κήρυξης μιας περιοχής σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας στις περιπτώσεις περιφερειακών και τοπικών καταστροφών μεγάλης και μικρής έντασης, είναι ο Γενικός Γραμματέας Πολιτικής Προστασίας». Ωστόσο σε περίπτωση τοπικής καταστροφής μικρής έντασης υπάρχει η δυνατότητα ο Γ.Γ. να εξουσιοδοτεί τα αρμόδια Αποκεντρωμένα Όργανα Πολιτικής Προστασίας για την έκδοση των σχετικών αποφάσεων. Σε περιπτώσεις όπου η καταστροφή εκτείνεται σε περισσότερες από τρεις περιφέρειες της χώρας, o Γενικός Γραμματέας Πολιτικής Προστασίας εισηγείται στον Αναπληρωτή Υπουργό Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης το χαρακτηρισμό καταστροφής ως γενικής και την έκδοση της αντίστοιχης απόφασης για την κήρυξη κατάστασης έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας.
Να σημειωθεί ότι σε περιπτώσεις τοπικών καταστροφών, για τη λήψη απόφασης κήρυξης μιας περιοχής σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας από το Γενικό Γραμματέα Πολιτικής Προστασίας απαιτείται σχετική εισήγηση του οικείου Περιφερειάρχη ή του Συντονιστή της οικείας Αποκεντρωμένης Διοίκησης.
Η κήρυξη σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης από φυσικές, τεχνολογικές και λοιπές καταστροφές, αίρεται αυτοδικαίως με την πάροδο εξαμήνου, ωστόσο υπάρχει η δυνατότητα να ανανεώνεται με απόφαση του Γενικού Γραμματέα Πολιτικής Προστασίας, ύστερα από βεβαίωση των κατά περίπτωση αρμόδιων Αποκεντρωμένων Οργάνων Πολιτικής Προστασίας.
Σε περιπτώσεις τοπικών καταστροφών, για τη λήψη απόφασης κήρυξης μιας περιοχής σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας από το Γενικό Γραμματέα Πολιτικής Προστασίας απαιτείται σχετική εισήγηση από τα αρμόδια Αποκεντρωμένα Όργανα Πολιτικής Προστασίας (Περιφερειάρχης, Συντονιστής Αποκεντρωμένης Διοίκησης).
Στην εισήγηση προς τον Γενικό Γραμματέα Πολιτικής Προστασίας θα πρέπει:
- να προσδιορίζεται η μορφή της καταστροφής
- να περιγράφονται με αναλυτικό τρόπο οι άμεσες συνέπειες της καταστροφής, καθώς και οι λόγοι για τους οποίους κρίνεται απαραίτητη η κήρυξη της περιοχής σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας,
- να προσδιορίζεται ο χώρος που εκδηλώθηκε το καταστροφικό φαινόμενο με βάση την διοικητική του υπαγωγή (π.χ. καταστροφές λόγω κατολισθήσεων στο οδικό δίκτυο της τοπικής κοινότητας, κλπ) και όχι με βάση το τοπωνύμιο ή την ονομασία οικισμού, κλπ
Να σημειωθεί τέλος ότι το ελάχιστο διοικητικό διαμέρισμα το οποίο δύναται να κηρυχθεί σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης πολιτικής προστασίας είναι η Τοπική ή Δημοτική Κοινότητα.