Τον τρόπο και τα αναγκαία βήματα προκειμένου να διασφαλιστεί η ορθή διαδικασία οδήγησης κρατικών οχημάτων από υπαλλήλους που δεν κατέχουν νομοθετημένη θέση οδηγού προσδιορίζονται σε εγκύκλιο που εξέδωσε το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης.
Μεταξύ άλλων για την παροχή της έγκρισης η ενδιαφερόμενη υπηρεσία θα πρέπει να υποβάλλει αίτημα στο οποίο θα αιτιολογούνται επαρκώς οι ειδικοί λόγοι που επιβάλλουν την οδήγηση των αυτοκινήτων από άλλον, εκτός του υπευθύνου οδηγού και θα αναφέρονται: το ονοματεπώνυμο του προτεινόμενου υπαλλήλου, το χρονικό διάστημα για το οποίο ζητείται η έγκριση με μέγιστη διάρκεια τα δύο (2) έτη, ο αριθμός κυκλοφορίας του οχήματος που θα οδηγεί ο προτεινόμενος υπάλληλος, η κατηγορία του οχήματος (επιβατικό – θα αναφέρονται τα κυβικά του οχήματος -, λεωφορείο, φορτηγό – θα αναφέρεται το συνολικό βάρος σε χιλιόγραμμα -, δίκυκλο κ.λ.π.).
Η αρμόδια υπηρεσία θα πρέπει να αποστέλλει στο υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης συνημμένα τα εξής ευκρινή φωτοαντίγραφα των αδειών κυκλοφορίας των οχημάτων, έγκριση εξαίρεσης από την απόσυρση σε περίπτωση που το όχημα είναι επιβατικό άνω των 1.400 κ.ε., καθώς και ευκρινές φωτοαντίγραφο της άδειας οδήγησης του προτεινόμενου οδηγού με εμφανή την ημερομηνία λήξης της.
Στην εγκύκλιο προσδιορίζεται και ο τρόπος που θα μπορούν να λαμβάνουν έγκριση για οδήγηση κρατικού οχήματος αιρετοί της τοπικής αυτοδιοίκησης.